Искусство управления документами. часть 1. история проекта и масштаб

Единая система управления документами для всех площадок

В результате активного развития на протяжении шести лет система управления документами «АЭМ-технологии» охватила все процессы организационного документооборота:

обработка входящей и исходящей корреспонденции;
формирование и контроль исполнения служебных поручений;
регистрация и исполнение приказов и распорядительных документов;
проведение закупочных процедур;
согласование договоров с использованием типовых шаблонов;
согласование технико-коммерческих предложений;
составление и подписание авансовых отчётов;
контроль исполнительской дисциплины;
приём и увольнение сотрудников.

«Приём и увольнение сотрудников — это стандартный простой бизнес-процесс, на который я хотел обратить внимание, — комментирует Антон Думин. — Он настраивается за три минуты, но сразу даёт хороший качественный результат

Масштаб использования системы управления документами впечатляет: в системе зарегистрировано более 3700 пользователей и более 850 активных сессий в день.

Ещё один важный функционал — отчёт контроля исполнительской дисциплины. У нас раз в неделю происходит разбор отчёта исполнительской дисциплины и анализ процента прострочки выполнения задач. Разбор достаточно короткий — те, у кого самый большой процент просрочки выполнения задач, сразу видны».Кроме того, реализованы несколько важных для компании задач, выходящих за рамки традиционного организационного документооборота:

формирование ключевых показателей эффективности работы сотрудников;
тестирование сотрудников;
мониторинг проекта «Ценности Росатома»;
управление проектами.

«Из типового функционала мы не используем только электронную почту, — отмечает Антон Думин. — Это связано с тем, что нам нужны шифрованные почтовые коммуникации, а в «1С:Документооборот» пока этого нет, хотя, я надеюсь, в ближайшем будущем появится».

Предыстория СВО

Конфликт Киева и Донбасса

В апреле 2014 года жители тогда еще областей Украины — Донецкой и Луганской — выразили несогласие с политикой нового руководства страны, получившего власть после Евромайдана, многомесячной акции протеста в столице и регионах Украины, в ходе которой было убито и ранено множество человек, а также свергнута легитимная власть президента и правительства. Население востока страны выступило за децентрализацию власти и ресурсов — то есть чтобы вся власть над регионами не концентрировалась в Киеве и не зависела от внешних западных сил.

Фото: Министерство обороны РФ / РИА Новости

Жители Донбасса заблокировали несколько административных зданий и потребовали решить вопрос о статусе русского языка на Украине и провести реформу децентрализации регионов. В ответ исполняющий обязанности президента Украины Александр Турчинов фактически назвал бунтовщиков террористами и пообещал принять против них меры.

15 апреля 2014 года Турчинов объявил о начале силовой операции на юго-востоке Украины

Однако 11 мая 2014 года, несмотря на давление со стороны властей Украины, Луганская и Донецкая области на референдуме проголосовали за самоопределение и стали называть себя Луганской и Донецкой народными республиками.

В итоге силовая операция Украины продолжалась на протяжении восьми лет. Много раз стороны пытались договориться хотя бы о режиме тишины, но Украина каждый раз его нарушала.

Фото: Джавахадзе Зураб / ТАСС

Договор о гарантиях безопасности между США и Россией

До начала спецоперации на Украине Россия предложила США и странам-членам НАТО заключить договор о гарантиях безопасности. О необходимости составления такого документа президент Владимир Путин заявил 18 ноября 2021 года на заседании коллегии МИД.

Он подчеркнул, что для страны важно добиться документально закрепленных гарантий по обеспечению безопасности, чтобы не думать, «что там завтра может произойти». Проект документа Россия представила сторонам 17 декабря 2021 года

В нем содержались требования отдельно для США и стран Альянса

Проект документа Россия представила сторонам 17 декабря 2021 года. В нем содержались требования отдельно для США и стран Альянса

Требования России к НАТО

Альянс должен был отодвинуть свои границы на востоке до значений 27 мая 1997 года. Это означает, что НАТО не должна распространяться на новые территории — Молдавию, Украину и Грузию — и отпустить Латвию, Литву и Эстонию.
Страны-члены НАТО обязаны прекратить любую военную деятельность на территории Украины и других государств восточной Европы.
НАТО должна взять обязательства по неразвертыванию ракет меньшей и средней дальности в областях, из которых можно ударить по целям на территориях других стран, в частности, по России.

Фото: Alexander Ermochenko / Reuters

Требования России к США

Россия предложила Штатам сотрудничество, основанное на принципе равной и неделимой безопасности для обеих сторон. Москва настаивала на том, что и она, и Вашингтон обязаны не проводить никаких мероприятий, которые могут затронуть безопасность друг друга.
Россия предложила не использовать третьи страны для организации нападения друг на друга, а также обязалась сама этого не делать.
Россия призвала Соединенные Штаты не разворачивать военные базы на территории стран бывшего СССР, которые не входят в НАТО, а также не использовать их военную мощь.
Россия призвала США прекратить расширение Альянса на восток.
Россия предложила отказаться от размещения оружия, полетов тяжелых бомбардировщиков и прохода боевых кораблей в тех областях, где Москва или Вашингтон посчитали бы это угрозой собственной безопасности.
Россия призвала США отказаться от развертывания ядерного оружия и ракет меньшей и средней дальности вне собственной территории.

Стороны отвергли почти все предложенные Россией пункты проекта договора, особенно возмутившись требованием не расширять НАТО на восток. В МИД России эти действия назвали подозрительными и провоцирующими опасность для страны и пообещали военно-технический ответ в случае угроз.

Фото: Михаил Воскресенский / РИА Новости

Провозглашение независимости ДНР и ЛНР

За три дня до начала СВО, 21 февраля 2022 года, Владимир Путин заявил, что Россия признала независимость Донецкой и Луганской народных республик (ДНР и ЛНР). На следующий день Совет Федерации согласился дать разрешение на использование вооруженных сил РФ за рубежом из-за ситуации, развернувшейся в Донбассе.

В тот же день появились новости о практически 60 тысячах военнослужащих ВС Украины в непосредственной близости от ДНР и ЛНР.

Вместе с этим свыше 68 тысяч беженцев из республик Донбасса приехали в Ростовскую область. В итоге их приняли у себя 43 региона России.

Значение истории проекта в процессе управления проектом

История проекта – это совокупность событий, изменений, принятых решений и трудностей, которые возникают в процессе разработки и реализации проектов. Она играет важную роль в процессе управления проектом и помогает более рационально и эффективно управлять проектом в будущем.

Проектный менеджер может использовать историю проекта для:

Оценки эффективности выполненной работы и сравнения результатов с исходными целями и задачами проекта;
Выявления причин возникновения трудностей и ошибок в проектах и разработке методов их предотвращения в будущем;
Использования успешных решений и опыта предыдущих проектов для повышения эффективности текущих проектов;
Помощи при подготовке общей стратегии управления проектами в компании, основанной на знании того, что работает и что не работает в прошлом.

Однако, чтобы история проекта играла положительную роль, необходимо ее не только сохранять, но и анализировать, регистрировать и периодически оценивать. Создание истории проекта – это дополнительное время и усилия, которые проектный менеджер должен потратить в процессе реализации проекта, но это важный элемент развития компании и повышения эффективности будущих проектов.

Последствия СВО

Что будет после того, как завершится СВО, сейчас говорить сложно, отметили собеседники «Ленты.ру». По мнению политолога Анны Богачевой, политические прогнозирования в целом сродни гаданию на картах Таро, поскольку высока вероятность внезапных «черных лебедей» — неожиданных людей, внезапных событий или нового оружия.

«Безусловно, при переговорах об общем будущем Россия будет искать максимально выгодные для себя решения в этой ситуации, особенно с учетом того, что для этого есть еще достаточный запас ресурсов. В любом случае через много лет начало СВО будет изучаться историками как переломный момент в изменении геополитической ситуации и формата международных отношений», — заключила Анна Богачева.

Цели спецоперации

Владимир Путин как верховный главнокомандующий определил следующие цели специальной военной операции на Украине.

Демилитаризация Украины. Украина должна юридически закрепиться в статусе нейтрального государства. Это значит, что страна должна отказаться от цели вступить в НАТО и не сможет размещать на своей территории ракетные комплексы альянса. Однако Россия не требует, чтобы взамен Украина вступила в ОДКБ.
Денацификация Украины. Это значит, что русскому языку будет придан статус второго государственного, а дискриминация русскоязычных жителей Украины и русского языка прекратится. Власти Украины откажутся от гонений на Украинскую православную церковь (УПЦ) и православных верующих страны. А также полностью запретят неонацистские организации и движения, политические партии, которые руководствуются идеями нацизма и фашизма.
Выход Украины за границы Донецкой и Луганской народных республик, которые в Киеве упорно считают своими областями, несмотря на результаты референдума 2014 года.

Фото: Пресс-служба президента РФ

Цели и задачи проекта

Динамичное развитие «АЭМ-технологии» требовало унификации организационного документооборота и создания единой системы управления организационно-распорядительными документами. Проект развивался в несколько этапов (см. ниже), и на каждом из них стояли свои задачи. Но наиболее общие цели, которые стояли перед компанией, следующие:

стандартизация и автоматизация процессов организационного документооборота;
повышение исполнительской дисциплины, контроль исполнения поручений и задач;
сокращение времени согласования документов, повышение скорости принятия управленческих решений;
автоматизация сквозных и комплексных процессов распределённого предприятия.

Портрет компании-поставщика базовых решений

АО «АЭМ-технологии» входит в машиностроительный дивизион «Атомэнергомаш» государственной корпорации «Росатом» и является одной из ведущих компаний в области энергетического машиностроения. «АЭМ-технологии» — единственное в России предприятие, которое производит полный комплект оборудования реакторного зала АЭС. Компания включает инжиниринговый центр в Санкт-Петербурге (112 сотрудников) и два филиала — производственные площадки «Петрозаводскмаш» в Петрозаводске (1600 сотрудников) и «Атоммаш» в Волгодонске (2600 сотрудников).

Сотрудники ИТ-департамента компании «АЭМ-технологии» выполняли все работы самостоятельно.Поставщик системы «1С:Документооборот» — компания «1С». Она основана в 1991 г. и специализируется на разработке, дистрибуции, издании и поддержке компьютерных программ делового и домашнего назначения. Из разработок фирмы «1С» наиболее известны программы системы «1С:Предприятие». Около 6500 предприятий сертифицированы фирмой «1С» на оказание комплексных услуг по автоматизации управления и учёта на базе программных продуктов «1С».

Определение и роль истории проекта

История проекта – это краткая сводка событий, которые произошли во время выполнения проекта.

Важность истории проекта заключается в том, что она помогает команде проекта и стейкхолдерам лучше понимать процесс выполнения проекта и принимать обоснованные решения в будущем. История проекта может включать в себя информацию о задачах, участниках проекта, проблемах, которые возникли в процессе выполнения проекта, сколько времени было затрачено на каждый этап проекта, а также о количестве ресурсов, потраченных на проект

Роль истории проекта заключается в том, что она помогает избежать многих ошибок, которые могут возникнуть на следующих проектах. История проекта позволяет команде проекта узнать, какие проблемы были ранее и как они были решены. Благодаря этому проектная команда может сократить время, необходимое для поиска решений и улучшить качество работы в будущем.

Например, если предыдущий проект был задержан из-за того, что в процессе выполнения проекта менеджер проекта не следил за планированием времени работы участников, следующий проект может избежать этой ошибки благодаря информации, которая была получена на предыдущем проекте. Также, история проекта может помочь команде проекта выявить узкие места в процессе выполнения проекта и улучшить их в следующий раз.

* * *

Во второй части статьи мы расскажем об автоматизации комплексных бизнес-процессов (закупочные процедуры, претензионная деятельность, согласование технико-коммерческих предложений, досогласование договоров). Обсудим решения, разработанные сотрудниками «АЭМ-технологии» в области интеграции с внешней системой электронной почты. А также поговорим о расширении функционала системы «1С:Документооборот»: использовании электронной подписи, тестировании сотрудников, мониторинге проекта «Ценности Росатома» и управлении проектами. В заключение расскажем о результатах и перспективах проекта.

Примеры использования истории проекта

1. Анализ причин провала проекта

Иногда проекты не достигают запланированных целей и заканчиваются провалом. История проекта может помочь в анализе и понимании причин провала для того, чтобы извлечь уроки на будущее. Например, при анализе проекта, который не успел выйти на рынок, можно проанализировать, какие решения были приняты ранее, кто был вовлечен в проект и какая была общая стратегия. Эта информация может помочь в разработке будущих стратегий, а также избежать проблем, с которыми столкнулся предыдущий проект.

2. Получение финансирования и стимулирование инвесторов

Если вы планируете начать новый проект, вы можете использовать историю прошлых проектов, чтобы показать свой потенциал. Хорошо документированная история проекта может помочь получить финансирование, привлечь инвесторов и создать доверие у потенциальных клиентов. Например, если вы имеете успешный проект, который вывел на рынок новый продукт или услугу, вы можете использовать эту историю, чтобы показать, как вы смогли решить проблемы, с которыми столкнулись в ходе проекта, и привести примеры успешной работы в поддержку своих идей и стратегии.

3. Осуществление обучения новых участников проекта

Когда вы добавляете новых участников в проект, можно использовать историю прошлых проектов, чтобы показать, как эти проекты организовывались и управлялись. Это может помочь новым участникам обучиться методам и работать в рамках командной работы. Например, при описании истории проекта можно рассказать о том, какие технологии использовались, как они были внедрены и какая была финальная версия продукта или сервиса.

4. Определение лучших практик проекта и разработка стандартов

Описывая свои проекты в истории, можно выделить лучшие практики, использованные в ходе работы. Эти практики впоследствии можно использовать для разработки стандартов, которые помогут достигать определенных целей в будущих проектах. Например, если вы заметили, что в одном из проектов было выявлено больше ошибок в процессе тестирования, можно разработать стандарт тестирования для снижения вероятности ошибок в будущих проектах.

Первый день спецоперации на Украине

Первые прилеты по военным объектам на Украине

Около 07:00 по Москве в украинских СМИ появились первые сообщения о взрывах в некоторых городах страны — Одессе, Бердянске, Краматорске и Харькове. В 07:50 на Украине ввели военное положение.

В Министерстве обороны РФ выступили с официальным заявлением, в котором подчеркнули, что Вооруженные силы страны не наносят ударов ракетами, авиацией или артиллерией по городам Украины и их мирным жителям.

Высокоточными средствами поражения выводятся из строя военная инфраструктура, объекты ПВО, военные аэродромы, авиация Вооруженных сил Украины

Минобороны России

Как экономика отреагировала в первый день СВО

Рано утром Московская и Петербургская биржи остановили торги. Рубль резко упал, Центральный банк России попытался стабилизировать его, но через несколько дней евро все же подскочил выше значений в рубль.

Как началась спецоперация на Украине

Главные события начали разворачиваться вечером 23 февраля 2022 года. Примерно в 22:00 по московскому времени главы ДНР и ЛНР обратились за помощью к России, прося защиты от агрессии со стороны Украины. А около 04:00 24 февраля президент Украины Владимир Зеленский обратился к россиянам на русском языке. Он заявил, что украинцы и русские разные, но это не повод быть врагами.

В 04:20 Украина приняла решение перевести все свои энергосистемы на автономный режим, отключившись от России и Белоруссии. А в 05:30 Совбез ООН экстренно собрался на совещание по просьбе Украины. Настаивая на необходимости заседания, глава МИД Украины Дмитрий Кулеба заявил, что обращение глав ДНР и ЛНР к российскому президенту может означать обострение конфликта в Донбассе.

Фото: Umit Bektas / Reuters

Обращение Владимира Путина о начале СВО

24 февраля в 05:52 по московскому времени Владимир Путин выступил с обращением к россиянам и объявил о начале специальной военной операции. Президент объяснил, что принял такое решение ради людей Донбасса, которые подвергались «геноциду со стороны киевского режима».

Путин отметил, что Россия будет добиваться полной демилитаризации и денацификации Украины

При этом президент подчеркнул, что страна не побоится ответить западным партнерам Украины, если те помешают достижению целей СВО.